Membuat PDF yang Dilengkapi Password dengan OpenOffice

UPDATE (15 Januari 2014)
Antar muka untuk membuat PDF dengan OpenOffice ini sudah mengalami banyak perubahan sejak tulisan ini pertama kali dipublikasikan, tetapi fungsi dasarnya tetap sama seperti yang dijelaskan di bawah.

Tulisan Awal
OpenOffice adalah aplikasi office handal yang dilengkapi oleh fitur-fitur yang sanggup bersaing dengan Microsoft Office. Bila kita menginginkan pengganti Microsoft Office yang legal tanpa harus mengeluarkan uang, maka kita dapat menggunakan OpenOffice. Mungkin tidak semua fitur Microsoft Office dapat ditemukan dalam OpenOffice, tetapi OpenOffice dapat memenuhi kebutuhan pengolahan dokumen yang kita lakukan setiap hari.

Dalam tulisan ini kita akan mencoba menggunakan aplikasi OpenOffice untuk membuat dokumen PDF yang dilengkapi password (kata sandi) agar dokumen PDF tersebut tidak mudah diubah oleh pihak lain. Untuk melakukan ini, OpenOffice sudah menyediakan fiturnya secara langsung. Jadi kita tidak perlu melakukan instalasi aplikasi pihak ketiga (aplikasi tambahan) untuk menggunakan fitur ini.

Sebagai catatan, tulisan ini ditujukan untuk orang-orang yang sudah pernah menggunakan OpenOffice. Selain itu tulisan ini dibuat dengan menggunakan OpenOffice versi 3.1.0 sebagai acuan.

Untuk membuat dokumen PDF, hal pertama yang kita lakukan adalah membuka dokumen asli (dokumen yang ingin kita buat PDF-nya) menggunakan OpenOffice. Setelah dokumen asli selesai dibuka oleh OpenOffice, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Klik menu File -> Export as PDF... 
2. Pada tampilan yang muncul, klik tab Security.
3. Klik tombol Set open password... untuk memasukan kata sandi. Kata sandi ini nantinya akan diminta saat orang lain membuka dokumen PDF yang kita buat.
4. Klik tombol Set permission password... untuk memasukan kata sandi. Kata sandi ini nantinya akan diminta saat orang lain ingin merubah dokumen PDF yang kita buat.
5. Klik tombol Export untuk membuat dokumen PDF yang kita inginkan.

Kata sandi (password) pada langkah ke-3 dan ke-4 di atas tidak saling bergantungan. Kita dapat memilih menggunakan salah satu kata sandi dari kedua kata sandi di atas sesuai kebutuhan. Kalau kita ingin agar dokumen PDF kita tidak sembarangan dibuka orang lain, masukan kata sandi di langkah ke-3. Kalau kita ingin agar dokumen PDF kita tidak sembarangan diubah orang lain, masukan kata sandi di langkah ke-4.

Walaupun begitu, kedua kata sandi itu pun dapat digunakan secara bersamaan. Bila kata sandi di langkah ke-3 dan ke-4 dimasukan, maka dokumen PDF kita akan memerlukan kata sandi baik saat membukanya maupun saat merubahnya. Dengan demikian kita dapat menjaga agar dokumen PDF kita tidak dapat dibuka atau diubah dengan mudah oleh sembarang orang.

Semoga bermanfaat!

--
Amir Syafrudin